ЭТрН Инфо
Ко всем статьям

Электронные путевые листы (ЭПЛ) с 1 сентября 2026 года: правила, штрафы и пошаговая настройка

Редакция ЭТрН Инфо

ЭПЛ: медосмотр, техосмотр и выезд — три этапа перед рейсом

С 1 сентября 2026 года российская транспортная отрасль окончательно перешла на цифровые рельсы. Одновременно с обязательными электронными накладными (ЭТрН) компании, эксплуатирующие коммерческий транспорт, массово внедряют ЭПЛ (электронные путевые листы). Чем ЭПЛ отличается от ЭТрН и ЭЗЗ — коротко в цифровом алфавите Минтранса.

Если раньше «путёвка» представляла собой бумажный бланк, на котором диспетчер, медик и механик от руки ставили подписи и штампы, то теперь это строго регламентированный XML-файл, передаваемый напрямую в государственную систему ГИС ЭПД.

В этом материале мы разберем, как устроена цепочка работы с ЭПЛ, какие электронные подписи нужны сотрудникам и как настроить автоматизацию процессов, чтобы машины выходили в рейс без задержек.

1. Из чего состоит ЭПЛ: 4 обязательных этапа (титула)

Электронный путевой лист — это динамический документ. Он формируется поэтапно в течение всей смены или рейса водителя и состоит из отдельных информационных блоков (титулов):

  1. Титул медика (Предрейсовый медосмотр): Врач проводит осмотр водителя (очно или через сертифицированный телемедицинский терминал дистанционного осмотра) и подписывает своей УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) заключение о допуске к рейсу.
  2. Титул механика (Предрейсовый техосмотр): Контролер технического состояния проверяет автомобиль, фиксирует показания одометра, дату/время и заверяет допуск машины своей электронной подписью.
  3. Титул выпускающего (Выезд со стоянки): Диспетчер или уполномоченный сотрудник фиксирует фактический выезд автомобиля с парка.
  4. Титул въезда (Возвращение в парк): По окончании смены фиксируются финальные показания одометра, остаток топлива и проводится послерейсовый осмотр (если он обязателен для вашей категории перевозок).

2. Кому и какие электронные подписи необходимы?

Чтобы система работала слаженно, каждому участнику процесса необходимо настроить рабочее место и выпустить соответствующий тип подписи:

  • Руководителю организации: Нужна КЭП руководителя (выдается в ФНС) для подписания общих документов и авторизации компании в ГИС ЭПД.
  • Механикам, медикам и диспетчерам: Оформляется КЭП физического лица. Чтобы они могли подписывать титулы от лица компании, директор обязан зарегистрировать для них машиночитаемые доверенности (МЧД). Также поддерживается подписание через приложение «Госключ».
  • Водителю: В случае с ЭПЛ водителю на телефон устанавливается бесплатное мобильное приложение от оператора (например, Saby Курьер), где он видит свой путевой лист, маршрут на карте, нормы расхода и остатки топлива. Распечатывать документ водителю больше не нужно — нужен смартфон, не «звонилка» (почему).

3. Автоматизация работы с ЭПЛ в экосистеме Saby (Саби)

Заполнение всех полей путевого листа вручную для каждого автомобиля занимает слишком много времени. В специализированных сервисах вроде Saby TMS этот процесс автоматизирован:

  • База данных: Автомобили можно загрузить в систему в один клик списком из Excel или перенести из модуля имущества организации. При вводе VIN-номера Saby самостоятельно подгрузит оставшиеся технические характеристики машины из государственных реестров.
  • Шаблоны маршрутов: Если ваши машины изо дня в день ездят по одним и тем же адресам, достаточно один раз сохранить шаблон маршрута. При создании нового путевого листа Saby автоматически подставит точки назначения, рассчитает расстояние, примерное время в пути и отправит документ по стандартной цепочке: «медик → механик → водитель».
  • Пакетный выпуск: Если у вас большой автопарк, диспетчер может создать сразу несколько путевых листов из документов-оснований (например, маршрутных листов) и подписать их одной кнопкой.

Интеграция с 1С: Для компаний, ведущих учет в сторонних программах, Saby предлагает готовое расширение ЭПЛ для 1С. Логисту не придется выходить из привычного интерфейса 1С: путевой лист создается на основе документов реализации или внутренних перемещений, а статусы прохождения осмотров обновляются в реальном времени.

4. Как предъявлять ЭПЛ сотрудникам ГИБДД на дороге?

При проверке автомобиля на трассе водитель открывает мобильное приложение на смартфоне и показывает инспектору динамический QR-код. Инспектор сканирует его своим служебным планшетом и мгновенно видит в ГИС ЭПД актуальные отметки врача и механика о допуске к рейсу.

Что делать, если на трассе нет сотовой связи? Приложения крупных операторов ЭДО (включая Saby) сохраняют сформированный путевой лист и QR-код локально в памяти телефона. Водитель сможет предъявить документ инспектору даже в условиях полного отсутствия интернета.

Чек-лист для легального запуска ЭПЛ:

  1. Подключите модуль управления транспортом у аккредитованного оператора ЭДО.
  2. Оформите КЭП физических лиц на штатных или привлеченных механиков и врачей.
  3. Зарегистрируйте МЧД для сотрудников в распределенном реестре ФНС.
  4. Установите водителям мобильные приложения для работы в рейсе.

Чтобы не переплачивать лишние деньги за электронные подписи и носители Рутокен, воспользуйтесь нашим Интерактивным калькулятором подписей. Программа за 1 минуту проанализирует структуру вашей компании и сформирует готовый перечень необходимых цифровых ключей для законной работы с ЭПЛ и электронными транспортными накладными (ЭТрН).